Facture : les mentions obligatoires, la numérotation et les délais de paiement

L'obligation de facturer s'applique à toute vente de biens ou prestation de services entre professionnels. Vis-à-vis des particuliers, la facture est obligatoire dans certains cas (vente à distance, prestations de plus de 25 €, travaux dans un logement, sur demande du client…) et recommandée dans tous les autres.

La facture doit être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation. Pour les livraisons de biens et les prestations récurrentes, une facture périodique récapitulative peut être établie, au plus tard en fin de mois.

Les mentions obligatoires d'une facture entre professionnels

L'en-tête et l'identification

• La date d'émission de la facture.
• Un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture. Plusieurs séries sont possibles (par exemple par année ou par établissement) si chacune reste continue.
• La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère de la date de facture, ou la date de versement d'un acompte.

Le vendeur ou prestataire

• Pour un entrepreneur individuel : nom et prénom, précédés ou suivis de la mention « entrepreneur individuel » ou « EI », adresse, numéro SIREN.
• Pour une société : dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège, numéro SIREN.
• Le numéro RCS et la ville du greffe pour les commerçants, ou le numéro au répertoire des métiers pour les artisans.
• Le numéro individuel d'identification à la TVA, sauf pour les factures d'un montant hors taxes inférieur ou égal à 150 €.
• L'adresse de facturation, si elle est différente de celle du siège.

Le client

• Pour un client professionnel : sa dénomination et son adresse, ainsi que son numéro de TVA intracommunautaire pour les opérations soumises à autoliquidation ou intracommunautaires.
• Pour un client particulier : nom et adresse.
• Le numéro du bon de commande, s'il a été émis par l'acheteur.

Le contenu de la vente

• La désignation précise de chaque produit ou service, avec sa quantité.
• Le prix unitaire hors taxes.
• Le taux de TVA applicable à chaque ligne, ou la mention d'exonération.
• Les réductions de prix acquises à la date de la vente (remises, rabais, ristournes).
• Les frais accessoires (transport, emballage) facturés.
• Le total hors taxes, le montant de la TVA par taux et le total toutes taxes comprises.

Les conditions de paiement

• La date d'échéance du paiement.
• Les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, ou la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant ».
• Le taux des pénalités de retard, exigibles sans rappel le jour suivant la date d'échéance.
• L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due de plein droit par un client professionnel en cas de retard.

Les nouvelles mentions de la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique ajoute quatre mentions. Elles s'appliquent depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises :

Rien n'empêche de les ajouter dès maintenant sur vos modèles. Nous détaillons le calendrier et les étapes de la réforme dans notre guide sur la facturation électronique.

Les mentions particulières selon les situations

• Micro-entrepreneur en franchise de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Les règles de la franchise sont détaillées dans notre article sur la franchise en base de TVA.
• Autoliquidation (sous-traitance dans le BTP, prestations à un client professionnel d'un autre pays de l'Union européenne) : « Autoliquidation ».
• Autofacturation : lorsque le client émet la facture au nom du fournisseur, la mention « Autofacturation ».
• Artisans du bâtiment : coordonnées de l'assureur et couverture géographique de l'assurance professionnelle obligatoire, notamment de la garantie décennale.
• Régime de la marge pour les biens d'occasion : mention spécifique.
• Éco-participation pour certains équipements électriques et électroniques ou meubles.
• Garantie légale de conformité pour les ventes de certains biens à des particuliers : existence et durée de la garantie.

Les délais de paiement entre professionnels

Le Code de commerce encadre les délais de paiement :

• À défaut d'accord, le délai est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
• Avec accord des parties, le délai ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette modalité est prévue au contrat.
• Des règles spécifiques s'appliquent à certains secteurs (transport, denrées périssables, par exemple).

Le taux des pénalités de retard

Le taux est librement fixé dans vos conditions générales, mais il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut de mention, il est égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points.

L'indemnité de 40 € s'ajoute par facture payée en retard. Si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés (huissier, avocat), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

Corriger une facture : l'avoir

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Pour corriger une erreur, annuler une vente ou accorder une remise après coup, vous émettez une facture d'avoir, qui fait référence à la facture initiale et porte son propre numéro. Vous émettez ensuite, si besoin, une nouvelle facture correcte.

Supprimer une facture ou réutiliser son numéro crée un trou dans la séquence, ce que l'administration fiscale interprète comme un indice de dissimulation de recettes.

Conservation et sanctions

Les factures doivent être conservées dix ans au titre du Code de commerce, et au moins six ans au titre du contrôle fiscal. Elles peuvent l'être sous forme électronique si l'intégrité et l'authenticité des documents sont garanties.

Les sanctions sont dissuasives : une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture, et des amendes administratives pouvant atteindre des montants élevés pour l'absence de mentions relatives aux pénalités de retard. L'absence de facture ou une facture fictive expose à des sanctions beaucoup plus lourdes.

Le modèle de facture en pratique

Pour gagner du temps et éviter les oublis :

1. Créez un modèle unique avec toutes vos mentions fixes : identité, SIREN, TVA, conditions de paiement, pénalités, indemnité de 40 €.
2. Utilisez un logiciel de facturation qui numérote automatiquement et interdit la suppression des factures validées. Avec la réforme, il devra être connecté à une plateforme agréée.
3. Vérifiez les informations du client (dénomination exacte, SIREN, adresse) à la première facture.
4. Indiquez une date d'échéance précise plutôt qu'un délai : « à payer avant le 15 novembre 2026 » est plus clair que « 30 jours ».
5. Archivez chaque facture émise et reçue dans un dossier structuré par année.

Exemple de pied de facture

Les conditions de paiement sont souvent regroupées en bas de facture. Voici une formulation type, à adapter à vos conditions générales :

Pour un micro-entrepreneur en franchise, ajoutez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » à proximité des totaux. Pour une société, vérifiez que la forme juridique et le capital social figurent bien dans l'en-tête ou le pied de page.

Trois erreurs reviennent souvent lors des contrôles : une numérotation qui repart à 1 sans préfixe d'année distinct, une date d'échéance absente remplacée par « à réception » sans précision, et des pénalités de retard exprimées de façon floue (« pénalités légales en vigueur »). Elles se corrigent une fois pour toutes dans votre modèle.

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur doit-il indiquer un numéro de TVA ?

Non, s'il est en franchise en base et n'a pas de numéro de TVA intracommunautaire. Il doit en revanche porter la mention de l'article 293 B du CGI. S'il réalise des prestations pour des clients d'autres pays de l'Union européenne, il doit demander un numéro de TVA intracommunautaire. Notre guide de la micro-entreprise rappelle ses autres obligations.

Peut-on envoyer une facture en PDF par e-mail ?

Oui, jusqu'à l'entrée en vigueur de l'obligation d'émission électronique pour votre entreprise, à condition que le client l'accepte. Ensuite, entre entreprises établies en France, la facture devra transiter par une plateforme agréée dans un format structuré. Un simple PDF ne suffira plus.

Faut-il facturer un client particulier ?

C'est obligatoire dans certains cas (prestations de services de plus de 25 €, travaux dans le logement, vente à distance, demande du client) et toujours recommandé : la facture prouve la vente et sécurise la relation.

En résumé

Une facture conforme comporte une numérotation continue, l'identité complète des deux parties, le détail des prix hors taxes et de la TVA, une date d'échéance, les pénalités de retard et l'indemnité de 40 €. Préparez dès maintenant les quatre nouvelles mentions de la facturation électronique, respectez les délais légaux de paiement et corrigez toujours par un avoir. Un bon modèle de facture vous fait gagner du temps et protège votre trésorerie.

Sources et références

• Service Public Entreprendre — mentions obligatoires sur une facture — entreprendre.service-public.gouv.fr
• impots.gouv.fr — je passe à la facturation électronique — www.impots.gouv.fr
• Service Public Entreprendre — délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard — entreprendre.service-public.gouv.fr